Por: Eduardo Chaillo, CMP, CMM, CITE
El concepto del tiempo en América Latina es un tema que a menudo tratamos con humor o como un rasgo cultural
distintivo (“así somos”). Sin embargo, en el contexto de la industria de reuniones, esta percepción puede tener
repercusiones serias para la reputación y competitividad regionales. Abordar la gestión del tiempo con seriedad es
crucial para mejorar nuestra imagen y asegurar el éxito en el mercado global.
Uno de los problemas más significativos en este negocio es el retraso en las respuestas a las solicitudes de
propuestas (RFPs) por parte de proveedores de servicios y destinos. Sabemos que a veces puede haber dudas sobre
qué información incluir en un requerimiento específico, pero es vital iniciar un diálogo lo antes posible. Incluso si no
se tiene toda la información disponible, se puede solicitar más tiempo, pero desaparecer y no responder puede dar
una mala impresión y resultar en la pérdida del negocio.
Otro aspecto crítico es la comunicación tardía de los detalles de congresos o foros en la región y que esperan atraer
participantes internacionales. Los organizadores a menudo revelan la información sobre los ponentes, programas
y logística de registro demasiado tarde, lo que impide a los participantes planificar con anticipación. Los asistentes
que necesitan definir su agenda con holgura se ven en desventaja, lo que puede afectar negativamente la asistencia
y el éxito del evento. Es fundamental despertar el apetito y abrir las inscripciones a tiempo para lograr mejores y
más grandes audiencias.
Ya en el diseño de los eventos en sí a menudo programamos actividades siguiendo los patrones locales sin
considerar las preferencias del mercado internacional. Por ejemplo, organizar una recepción tarde en la noche y con
largos tiempos de traslado puede ser contraproducente. Los asistentes extranjeros suelen preferir descansar
temprano, y una experiencia nocturna prolongada seguida de un largo trayecto de regreso puede arruinar la
percepción de lo que incluso pudo haber sido una increíble manifestación cultural. Es esencial que nos alineemos
con las expectativas y costumbres de los participantes internacionales para lograr el impacto esperado y satisfacción
total.
La puntualidad es otro reto importante. Los programas de las reuniones en nuestra región tienden a comenzar tarde,
acumulando retrasos a lo largo del día. Este hábito, a menudo causado por esperar a autoridades o personajes que
no respetan el tiempo de los demás, puede convertir los horarios impresos o en aplicaciones móviles en meras
referencias. Nuestra falta de puntualidad no solo daña esa imagen de profesionalismo que queremos proyectar,
sino que también genera frustración y descontento entre los asistentes. Hay que advertir que no TODOS comparten
esa dinámica, pero esta conducta irresponsable en la gestión del tiempo no solo afecta al actor individual que la
genera, sino que puede dañar la imagen de una compañía o de un destino entero.
Una anécdota que ilustra esta problemática ocurrió cuando traía un grupo de invitados y nos preparábamos para
subir a un vehículo. Me preguntaron a cuánto tiempo estaba el lugar al que íbamos y yo respondí “aquí a 5 minutos”.
Ellos replicaron: “¿tus 5 minutos o de a deberás 5 minutos?” lo que refleja la percepción de inexactitud y falta de
fiabilidad en la gestión del tiempo, algo que debemos corregir para avanzar como industria.
El tiempo es un recurso invaluable en la industria de reuniones. Para posicionarnos como líderes y ser competitivos
a nivel global, es crucial mejorar nuestra gestión del tiempo y alinearnos con prácticas y expectativas globales. Solo
así podremos ganar la confianza y el respeto de organizadores y asistentes, asegurando el éxito y la sostenibilidad
de nuestra querida industria.
